小さなお店や個人で仕事を受けていると、「この日までに届きますか」という問い合わせに、在庫も配送日数もまだ分からない段階で返事をしなければならないことがあります。Claudeに下書きを頼めば丁寧な文面はすぐにできますが、そのまま送ってよいかは、文面の自然さからは判断できません。
名入れノートを扱う店の問い合わせを例に、店の資料と依頼文をClaudeに渡して、返信を下書きさせました（資料を一部変えて1回ずつ、計2回）。Claudeは2回とも、お客様の希望日を店の約束としては書きませんでした。送る前に直す必要があったのは、丁寧さのために足された一文のほうです。「お届け先によって配送日数が異なります」という補足は資料にない情報で、「改めてご案内いたします」「確認してご連絡いたします」という結びは、誰がいつ連絡するかを決めていない店の約束でした。
納期の文だけを見ていると、こうした一文は見落とします。そこで、店の資料を4つに分けて渡す入力表と依頼文、返信を一文ずつ資料と照らして「そのまま送れる文」「送る前に直す文」「店で決めてから残す文」に分ける手順を、実際の下書きで示します。読み終えたら、自分の店の資料で同じ照合を行い、送る前に直す文を決められます。
送る前の返信を、3種類の文に分ける
照合のゴールは、下書きのすべての文を次の3つのどれかに分けることです。分け方の基準は「その文を、渡した資料のどの行で説明できるか」だけです。
| 分け方 | 当てはまる文 | 送る前にすること |
|---|---|---|
| そのまま送れる文 | 資料の行で説明できる。希望の受け止め、決まっている条件、受付に必要な質問など | なし |
| 送る前に直す文 | 資料のどの行にもない情報や、お客様へのお願いを含む | 削るか、資料で確かめてから書き直す |
| 店で決めてから残す文 | 「ご連絡いたします」「ご案内いたします」など、店の次の行動を約束する | 誰が、いつ行うかを決めてから残す。決まらなければ削る |
3つ目を分けておくのは、期限が書かれていなくても、受け取ったお客様は次の連絡を待つからです。誰が連絡するかを決めないまま送ると、担当のいない仕事が店の側に残ります。
手順1：店の資料を4つに分けて書き出す
Claudeに渡す資料を、次の4区分に分けます。例として用意した名入れノートの店の資料です。自分の店で使うときは、右の列を注文ごとの内容に書き換えます。
| 区分 | 入力する内容 |
|---|---|
| 顧客の希望 | 名入れノート20冊を9月25日までに受け取りたい。注文方法を知りたい |
| 店の確定ルール | 名入れ原稿の承認後、制作に3営業日かかる |
| 受付に必要な情報 | ノートの色、印字内容、配送先の都道府県 |
| 未確認 | 希望色の在庫、原稿の承認日、配送日数 |
お客様の希望、店が決めていること、受付で聞くこと、まだ分からないことを分けておけば、Claudeも自分も、希望と約束を取り違えにくくなります。ここで書いた行が、手順3で返信の一文ずつを照らす「資料の行」になります。
制作期間のように起算点がある条件は、起算点まで書きます。この店では制作が始まるのは原稿の承認日からなので、制作に3営業日と分かっていても、承認日と配送日数が決まるまで到着日は出せません。
手順2：資料だけを根拠にする依頼文を送る
新しいチャットに上の表を貼り付け、続けて次の依頼文を送ります。
この資料だけを根拠に、お客様への返信案を作ってください。顧客の希望日を店の確約日として書かないでください。制作期間と起算点は資料の記載どおりに扱い、資料にない場合は確認事項にしてください。まず社内確認用に「確定事項」「未確認事項」を分け、その後に返信文を示してください。返信では希望を受け止め、在庫と配送条件の確認が必要なことを伝え、受付に必要な情報を尋ねてください。資料にない価格や、確認完了までの時間は加えないでください。
依頼文には制作日数などの数字を書き込まず、毎回の資料を参照させています。注文ごとに表だけを差し替えれば、同じ依頼文を使い回せます。価格と確認完了までの時間を禁じているのは、どちらも資料になければ店の約束になってしまうからです。「本日中にご連絡します」のような折り返しの期限も、担当と手順が決まるまでは書かせません。
手順3：返信を一文ずつ資料と照らす
返事が届いたら、返信文案を句点で区切り、一文ずつ次の順で見ていきます。
-
その文を説明できる資料の行（4区分のどれか）を探す。
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行が見つかれば「そのまま送れる文」にする。
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見つからない文のうち、店の次の行動を約束する文は「店で決めてから残す文」、それ以外は「送る前に直す文」にする。
とくに丁寧に見るのは、括弧の中の補足、段落の終わりの結び、次の連絡を約束する文です。納期や価格の文は誰でも気をつけて読みますが、丁寧さのために足された文は自然に読めてしまい、資料と照らさないと気づきません。日付・数量・金額・期限に印を付けておくと、お客様の希望と店が引き受ける約束を追いやすくなります。
Anthropicも、Claudeが誤った内容や根拠のない情報を示す場合があると説明しています（Claudeの誤情報についての公式説明、確認日：2026年10月17日）。文面が自然かどうかとは別に、資料との一致を一文ずつ確かめます。
実際の下書きを照らした結果
手順1の資料と手順2の依頼文を、ブラウザ版Claudeの新しいチャットに1回送りました（2026年10月18日）。社内確認欄では、制作期間を「名入れ原稿の承認後、3営業日（起算点は原稿承認後）」と整理し、在庫・承認日・配送日数を未確認として分けていました。次はClaudeが返した返信文案の全文で、表現は直していません。末尾近くの年の質問は、依頼した日（2026年10月18日）が希望日の9月25日より後だったために出たものです。
件名：名入れノートのご注文について
○○様
このたびは名入れノート20冊のご注文をご検討いただき、ありがとうございます。9月25日までにお受け取りになりたいとのご希望、承知いたしました。
ご希望の日程に間に合うかどうかは、現時点ではお約束できません。以下の2点を確認する必要があるためです。
ご希望色の在庫状況
配送条件（お届け先によって配送日数が異なります）
制作には、名入れ原稿をご承認いただいてから3営業日かかります。ご承認の時期によって仕上がり時期が変わりますので、原稿のご確認はお早めにお願いできますと幸いです。
在庫と配送条件の確認を進めるため、次の3点をお知らせください。
ノートの色
印字内容
配送先の都道府県
ご注文手続きの詳細は、上記の情報をいただいたうえで改めてご案内いたします。
（任意）なお、9月25日は何年のご希望でしょうか。念のため、年も含めてお知らせいただけますと助かります。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。どうぞよろしくお願いいたします。
○○（店名・担当者名）
この返信を一文ずつ資料と照らすと、次のように分かれました。
| 返信の文 | 説明できる資料の行 | 分け方と、送る前にすること |
|---|---|---|
| 「9月25日までにお受け取りになりたいとのご希望、承知いたしました」 | 顧客の希望 | そのまま送れる |
| 「現時点ではお約束できません」と、確認する「ご希望色の在庫状況」 | 未確認（在庫・承認日・配送日数） | そのまま送れる |
| 「配送条件（お届け先によって配送日数が異なります）」 | 「配送条件」は未確認の配送日数に当たる。届け先で日数が変わることは、どの行にもない | 送る前に直す：括弧内を削る |
| 「名入れ原稿をご承認いただいてから3営業日かかります」と「ご承認の時期によって仕上がり時期が変わります」 | 店の確定ルール（起算点は原稿の承認） | そのまま送れる |
| 「原稿のご確認はお早めにお願いできますと幸いです」 | なし。原稿をいつ、どう案内するかが資料にない | 送る前に直す：削る。原稿の案内方法が決まってから頼む |
| 色・印字内容・都道府県の3点の質問 | 受付に必要な情報 | そのまま送れる |
| 「改めてご案内いたします」 | なし。誰が、いつ案内するかが決まっていない | 店で決めてから残す：担当と案内の時期を決めて書き添える |
| 「（任意）なお、9月25日は何年のご希望でしょうか」 | 顧客の希望の日付に年がない | 送る前に直す：希望日がまだ先なら削る。過ぎた日付の問い合わせなら残し、「（任意）」だけを削る |
| 宛名「○○様」と署名 | なし | 送る前に直す：実際の名前に置き換える |
希望日を店の約束として書いた文はなく、資料にない価格や「本日中に」のような期限も入っていませんでした。直す必要があったのは、括弧の中の補足、原稿の催促、結びの「改めてご案内いたします」で、どれも返信を丁寧にするために足された一文です。
直したあとの返信
表のとおりに直すと、次のようになります。Claudeの下書きを照合結果に合わせて直した例で、［］の部分は店で決めてから埋めます。年の質問は、希望日がまだ先の時期に返信する場合を想定して削りました。
件名：名入れノートのご注文について
［お客様のお名前］様
このたびは名入れノート20冊のご注文をご検討いただき、ありがとうございます。9月25日までにお受け取りになりたいとのご希望、承知いたしました。
ご希望の日程に間に合うかどうかは、現時点ではお約束できません。以下の2点を確認する必要があるためです。
ご希望色の在庫状況
配送条件
制作には、名入れ原稿をご承認いただいてから3営業日かかります。ご承認の時期によって仕上がり時期が変わります。
在庫と配送条件の確認を進めるため、次の3点をお知らせください。
ノートの色
印字内容
配送先の都道府県
ご注文手続きの詳細は、上記の情報をいただいたうえで、［担当者名］より［ご案内の時期］に改めてご案内いたします。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。どうぞよろしくお願いいたします。
［店名・担当者名］
担当とご案内の時期が決められない段階なら、「改めてご案内いたします」の一文ごと削り、お客様からの返事を待ってから次の案内を送るほうが安全です。
資料に書けていない項目は、返信にも確認事項として残っているかを見る
実際の注文では、制作期間のように資料へ書けていない項目が出てきます。そのときは、社内確認欄だけでなく、お客様向けの文にも確認事項が残っているかを見比べます。
同じ依頼文で、資料の表から「店の確定ルール」の行だけを削り、別の新しいチャットに1回送りました。Claudeは3営業日を補わず、社内確認欄では「制作期間と起算点｜資料に記載なし。確認が必要」と分けました。一方、お客様向けの返信で確認すると伝えていたのは、次の2つの項目だけでした。
ご希望の納期に間に合うかどうかは、ノートの在庫状況と配送条件を確認したうえでのご案内となります。
いただいた内容をもとに、在庫と配送条件を確認してご連絡いたします。
制作期間がお客様向けの確認事項から抜けているので、送る前に「ノートの在庫状況、制作期間、配送条件」と補います。2つ目の文は、1回目の「改めてご案内いたします」と同じく店の次の連絡を約束する結びで、担当と時期を決めてから残します。社内確認欄で正しく分けられていても、その分け方が返信の文まで届くとは限らないので、2つの欄を並べて照らします。
自分の店で使うときに書き換える箇所
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手順1の表の右の列：注文ごとに、希望・決まっていること・受付で聞くこと・まだ分からないことを書き換えます。
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依頼文：そのまま使えます。資料にない項目を確認事項にする指示が、資料の抜けを返信の確認事項へつなぎます。
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照合の3分類：そのまま使えます。下書きの文面は依頼のたびに変わりうるので、照合は送る下書きごとに行います。
打ち合わせのメモをClaudeに整理させたときに、整理表の担当と期限の欄を元の発言に戻して確かめる方法は、議事メモの担当と期限の確かめ方で扱っています。